6. Hybride werken, het beste van twee werelden?

Pieter: [00:00:01] Dit is het betere werk. Een podcast over hoe we ons werk werkbaar houden zonder al te veel ergernissen of zonder problemen. Interessant en uitdagend. Ik ben Pieter. Ik werk zelf aan de UGent. Bijna alle kwesties die we in deze podcast bespreken, die ondervind ik zelf aan mijn eigen lijve. Want ik ben ook maar een mens.

Lore: [00:00:19] En ik ben Lore. Ik werk voor Trustpunt, de dienst psychosociaal welzijn aan de UGent en ik ben er vertrouwenspersoon en collega's kunnen bij mij terecht voor een luisterend oor of als ze advies nodig hebben.

Pieter: [00:00:30] Samen gaan wij op zoek naar oplossingen om ons werk helemaal werkbaar te maken en in elke aflevering horen we een verhaal van een collega die vertelt over zijn of haar welzijn. En ik praat ook met een expert om beter die dynamieken rond het werk te leren kennen. In deze aflevering vertrekken we vanuit de coronaperiode. Wees gerust, we gaan vooruitkijken, niet terugkijken en we trekken lessen uit het werken tijdens corona om zo dat nieuwe werken te introduceren. Alles in functie dus van werkbaar werk. En ik ben ervoor langs geweest bij onze collega Petra De Sutter. Die kan niet alleen als collega, maar ook als minister naar werk kijken. Meer vanuit maatschappelijk oogpunt. Lore, jullie hebben tijdens coronaperiode veel vragen binnengekregen. Ik veronderstel over telewerken of van thuis uit werken. Zorgde dat voor veel problemen?

Lore: [00:01:14] We hebben inderdaad heel veel vragen binnengekregen en ook signalen dat de voorbije periode voor mensen echt niet evident was. Dat het moeilijk was om werk en gezin te combineren voor gezinnen dan. En dan ook dat mensen nog meer werkten dan ervoor. Dus werk en privé vervagen. We hebben ook eenzaamheid gehoord, voornamelijk dan bij de internationale collega's die nog geen netwerk hebben opgebouwd. Veel mensen hebben sociale contacten gemist en we hebben ook gehoord van nieuwe medewerkers dat het echt niet evident was om in deze periode te starten.

Pieter: [00:01:44] Dus veel kommer en kwel, dat kan ik mij inbeelden. Maar misschien zijn er ook wel positieve reacties te vinden.

Lore: [00:01:50] Ja, we hebben ook reacties ontvangen van mensen die het als positief hebben ervaren. Zo zijn er mensen die het gemakkelijker communiceren vonden met een scherm tussen. Mensen die gevoelig zijn aan prikkels vonden het ook aangenamer. En er zijn nog andere voordelen, zoals mensen die niet meer moeten pendelen naar het werk en het feit dat je langer kan slapen.

Pieter: [00:02:07] Je moet daar nu niet door vertellen, maar ik heb ook zo ontbeten om tien voor negen om dan om 9 uur in een teamvergadering te zitten. Dat was fantastisch. En ook zo gewoon uit uw bed kunnen komen, een T-shirt aantrekken en meteen voor u Zoom meeting zitten, dat vond ik ook wel ergens geweldig. Wat ik ook wel tof vond was kunnen gaan lopen wanneer dat ik wou.  Dat ik dat een beetje in mijn eigen dag kon inplannen. Ik weet niet waar jij positieve dingen hebt ervaren aan corona.

Lore: [00:02:30] Ja, ik ben echt een ontbijter en ik heb de voorbije periode echte ontspannen kunnen ontbijten en ik vond dat zalig.

Voxpops: [00:02:37] Ik had mij nooit gerealiseerd voor de crisis dat ik zo'n nood zou hebben aan menselijk contact. Ik wil absoluut niet naar een soort digitaal of semi-digitaal model van onderwijs. Nee, ik ben daar radicaal tegen. Bij thuiswerk kan ik mij heel vaak veel beter concentreren, zeker als ik deadlines had. Dat corona jaar heeft ons ook getoond wat we met technologie allemaal kunnen bereiken en dus dat niet alle meetings fysiek moeten plaatsvinden. Sommigen kunnen ook echt wel virtueel gebeuren. Ik zou het heel erg misplaatst vinden mocht ik als rector claimen te weten hoe iedereen moet werken post corona. Ik weet dat ook niet. Ik vind autonomie heel erg belangrijk, dus ik doe een oproep aan medewerkers en hun leidinggevenden om daar een gesprek over aan te gaan. Wat is het beste voor de medewerkers? Wat is het beste voor de leidinggevenden? Wat is het beste voor de dienstverlening, voor het onderwijs, voor het onderzoek? En vanuit die gesprekken te komen tot het fameuze 'nieuwe werken'?

Pieter: [00:03:35] Ik ben ook op bezoek geweest bij Badra Djait, da's één van onze collega's die nog niet zo heel lang geleden gestart is aan de UGent om te horen hoe zij de pandemie heeft ervaren.

Badra: [00:03:43] Ik ben Badra Djait. Ik werk sinds eind augustus bij de Universiteit Gent en ik werk als coördinator diversiteit en gender. Ik doe het super graag. Voor mij de eerste werkdag, ik vond dat een heel fijne dag, het was een zonnige dag. Dat herinner ik mij nog heel goed. Toen had ik Mieke Vanherreweghe, dus onze vicerector, voor de eerste keer ontmoet. Ze had mij de hele uitleg gegeven over hoe de UGent in mekaar zit. Ik ben met een glimlach naar het werk vertrokken en ben met een glimlach naar huis teruggegaan. Ik was heel content toen ik daar zat. Toen ik begonnen ben, heb ik misschien iets meer dan een maand gewerkt op het bureau. Dus in het rectoraat. En daarna was het gedaan en was iedereen verplicht om thuis te werken. Dus het was code rood.

Pieter: [00:04:37] Tja, dat is een verhaal dat ik al een paar keer gehoord heb hé. Collega's die starten tussen lockdowns door ofwel midden in een volle lockdown dus die nog nooit iemand van hun collega's in het echt gezien hebben. En toch zijn er mensen die denken, of die weten, dat telewerk een blijver zal zijn. Maar dan is de vraag natuurlijk in welke mate?

Petra: [00:04:54] Ik ben Petra De Sutter, van opleiding gynaecoloog. Ik heb lang in het UZGent gewerkt als hoofd van de afdeling fertiliteit. In 2014 ben ik op een lijst gaan staan en dan zo in de politiek geraakt. Eerst als gecoöpteerd senator en dan in 2019 verkozen in het Europees Parlement en nu vice-premier en minister van Ambtenarenzaken, Overheidsbedrijven, Telecommunicatie en Post in de regering De Croo. Ik vind het superleuk. Mijn leven is een aaneenschakeling van altijd maar nieuwe uitdagingen, nieuwe onderwerpen, nieuwe werelden. Het tempo hier ligt enorm hoog. En dan ook onderhandelen in de ministerraad is soms keihard. Het duurt soms heel lang. Maar het is bijzonder boeiend, want we zitten eigenlijk toch in de cockpit die dit land bestuurt. Dus het is een grote verantwoordelijkheid denk ik ook wel. Mijn eigen toepassen van dat nieuwe werken, de hybride vorm van werken waar we naartoe gaan, half thuis, half op kantoor. Ik denk dat dat een principe is wat we wel zullen behouden, want telewerken was toch niet echt ingeburgerd voor corona. Corona heeft daar een versnelling aan gegeven, dus dat zal zeker blijven. Ook hier op ons kabinet zullen we dat blijven invoeren. Ik ben verantwoordelijk voor de federale overheid als minister van Ambtenarenzaken, dus daar zijn we kaders voor aan het voorbereiden om dat wettelijk te regelen dat ambtenaren gemiddeld bijvoorbeeld 2 dagen per week thuis kunnen werken afhankelijk van hun functie. En het is een gemiddelde. En het zal vrijwillig moeten zijn. Ik denk dat er absoluut ook altijd tijd moet zijn om toch naar kantoor te komen, de collega's te ontmoeten. De informele momenten waar we misschien vroeger wat schamper over deden, namelijk bij het koffieapparaat, die zijn tijdens corona en toen we 100% moesten telewerken natuurlijk, bijzonder waardevol gebleken. En dat hebben mensen gemist.

Pieter: [00:06:49] Deze hele podcast reeks draait rond werkbaar werk en een job hebben die je volhoudt, die je graag houdt, waarvan dat je 's avonds kan zeggen: "dat was nu eens een toffe dag". En dat je dan ontspannen kan terugkijken en denken van: "Ok, ik hoop dat het morgen ook weer zo tof zal zijn". Ik heb ook eens aan Petra De Sutter gevraagd: wat is werkbaar werk volgens haar?

Petra: [00:07:07] Als je denkt aan werkbaar werk, moet je even nadenken over welke principes daar  dus echt wel belangrijk bij zijn. Het heeft natuurlijk te maken met een begrenzing van het aantal uren wat je werkt. Het heeft te maken met de intensiteit, met de werkdruk zeg maar. Het heeft te maken met de motivatie, de intrinsieke motivatie die met je werk gepaard gaat. Hoe hoger die is, hoe langer je het gaat volhouden. Het heeft te maken met dus omgekeerd alles wat je moet doen om burn-out en dergelijke te vermijden. Dus burnoutpreventie is absoluut belangrijk. Op tijd de indicatoren opsporen die tot burn-out kunnen leiden en daar dan iets aan doen. Ik ga een voorbeeld geven: wat de dag voor vandaag hoog op mijn agenda staat, daar waar ik wetgevend werk rond wil doen, dat is het fameuze recht op deconnectie. Toen ik daar voor de eerste keer over sprak, waren er heel veel mensen die toch de wenkbrauwen optrokken en het idee hadden van ja, als een werknemer medewerker in het weekend de mails leest en beantwoordt, ja dan vinden we dat fantastisch natuurlijk ten eerste. Ten tweede, als die dat niet doet, of wel doet: dat is zijn of haar eigen beslissing of verantwoordelijkheid. Moet je nu mensen gaan verbieden om in het weekend mails te beantwoorden? Het punt is natuurlijk dat veel werknemers of medewerkers dit zelf vrij logisch vinden en dat graag doen tot ze tegen de muur lopen. Dat zijn de meest gemotiveerde, hardwerkende mensen die hun eigen grenzen niet weten liggen en erover gaan die in burn-out terechtkomen. Dus je moet mensen beschermen daartegen. Het recht op deconnectie betekend echt wel dat je dat inbouwt zodanig dat leidinggevenden er niet van uitgaan dat als ze de vrijdagnamiddag laat nog een mail sturen, dat die in het weekend nog beantwoord wordt, maar dat die tot de maandag kan blijven liggen. Tenzij je daar andere afspraken rond maakt. Het werkbaar werk heeft natuurlijk ook dus met work-life balance te maken. Met het feit dat mensen voldoende tijd moeten hebben om te recupereren om ook hun hoofd vrij te maken, andere dingen te doen. Dat dat gewoon beter in evenwicht is en dat je niet altijd het gevoel hebt om op hetzelfde moment tien van die bordjes op zo van die stokjes in de lucht te houden he. Dat creëert uiteindelijk toch wel chronische stress waar sommige mensen aan ten ondergaan. En dat moeten we absoluut vermijden. Dus burn-outpreventie en werkbaar werk zijn twee zijden van dezelfde medaille.

Pieter: [00:09:37] Petra De Sutter geeft aan dat ze bezig is met een echt wettelijk kader rond het recht op deconnectie. Wat heeft dat nu weer te maken met werkbaar werk?

Lore: [00:09:45] Digitale deconnectie, het feit dat je af en toe het werk kan loslaten, dat is één aspect van werkbaar werk. Naast andere zaken zoals omgaan met stress, work-life balance, samenwerking in team, open communicatie, ...

Pieter: [00:09:57] Ik hoorde Petra zeggen dat mensen soms echt tegen zichzelf moeten beschermd worden. Dus dat er echt een wet of een wetgeving rond nodig is. Wat denk jij? Is dat nodig?

Lore: [00:10:05] Maar ik ben eigenlijk wel blij om te horen dat de politiek daarmee aan de slag gaat. Want het is bij veel mensen een issue. Dat merk ik uit de gesprekken dat we hebben maar mensen, maar ook bij de collega's of zelfs in mijn eigen vriendenkring. Hetis echt een thema dat leeft.

Pieter: [00:10:18] Dus het komt terug in de vele gesprekken die je voert, ook met Trustpunt.

Lore: [00:10:22] Ja, inderdaad, dat klopt. Als vertrouwenspersoon geven mensen in een gesprek dikwijls aan dat ze vaak over hun grenzen gaan en dat ze het gevoel hebben niet meer te kunnen deconnecteren. En in dat opzicht is het wel goed dat ze beschermd worden. Maar langs de andere kant denk ik dat we er ook voor moeten oppassen om niet de autonomie volledig weg te nemen van van medewerkers. Mensen kunnen het misschien als zeer betuttelend en stresserend ervaren dat ze niet meer de autonomie hebben om te werken wanneer zij willen. Aan de ene kant heb je bijvoorbeeld organisaties die de servers platleggen, zodat je niet meer aan de mails kan. En aan de andere kant heb je organisaties die er juist op aansturen wel in het weekend te werken. En dat zijn natuurlijk twee uitersten. Het zal echt een uitdaging zijn om daar een goed evenwicht in te vinden. Ik kijk er wel naar uit hoe ze dat binnen de UGent gaan vormgeven op een manier dat voor de meeste mensen echt goed aanvoelt.

Pieter: [00:11:11] Als ik beslis om op maandagmorgen niet te werken bijvoorbeeld, dan kan ik dat. Het belangrijkste is toch dat het werk gedaan wordt, dat de resultaten er zijn. Ik ben benieuwd wat Badra daar eigenlijk over denkt.

Badra: [00:11:21] Tot zeker rond acht uur ben ik bezig met mijn werk. Daarna is het dan wat kalmer, maar mijn e-mails hou ook ik wel altijd in het oog. Dat is het verschil met vroeger. Is dat met thuis te werken, met online te werken, dat je ook de hele tijd bezig bent met je werk. Terwijl als je op uw bureau werkt, dan start op een moment dat je toegekomen bent op je werk en je eindigt op het moment dat je vertrekt. Maar nu is dat allemaal heel flou geworden. Er is geen begin meer en er is geen duidelijk einde meer. Ik heb de indruk dat ik heel de tijd aan het werken ben. Ook na de werkuren, ja, na de officiële werkuren. Maar persoonlijk vind ik dat ook niet zo erg. Het is iets dat ik zelf moet bepalen. Dus ik vind dat niet erg als ik later werk. Stel dat ik bijvoorbeeld in de avond iets te doen had, bijvoorbeeld een toneelstuk of zo, dan vind ik dat ook niet erg omdat mijn werk achter te laten in de avond.

Pieter: [00:12:25] Badra vind het  dus echt heel belangrijk dat ze zelf kan kiezen wanneer ze werkt. Wat vind jij Lore?

Lore: [00:12:30] Goh, ik vind dat zelf ook heel fijn om zelf te kunnen kiezen wanneer ik werk. Die flexibiliteit die wij in de voorbije periode echt wel ervaren hebben. Ik ben iemand die graag 's avonds nog een beetje doorwerkt en die 's ochtends echt kan genieten van mijn ontbijtjes, dus dan maakt het wel heel fijn.

Pieter: [00:12:44] En wat doe je tijdens de vakantie?

Lore: [00:12:46] In de vakantieperiode stel ik mijn out-of-office in, dat ik mijn mails niet zal lezen. En eigenlijk, als je erover nadenkt is dat wel frappant dat je expliciet in de out-of-office moet meedelen dat je de mails niet zal lezen. Want dat is natuurlijk een logisch gevolg lijkt mij als je een out-of-office instelt. Ik denk dat dat soms ook een beetje de druk is die je ervaart omdat je merkt dat sommige mensen het wel doen. Ze lezen wel hun mails nog in de vakantieperiode. En uiteindelijk ga je daar wel een stuk mee vergelijken. Of je het nu wilt of niet. Je wilt gewoon een goede medewerker zijn en je wilt erbij horen en je vergelijkt wel met andere collegas.

Petra: [00:13:21] We moeten mensen gewoon daar meer voor beschermen. Voor dat altijd geconnecteerd zijn. In het telewerken is dat zelfs nog wat duidelijker geworden misschien dan vroeger. De twee dingen staan los van elkaar. Dus recht op deconnectie heeft zowel te maken bij situaties waar je op kantoor gaat werken dan wanneer je thuis werkt. Maar als je thuiswerkt blijft die computer gewoon aanstaan of als je met je smartphone bezig bent, ja dan sta je daarmee op, je gaat ermee slapen, ... We zijn nooit nog gedeconnecteerd. Ook van het werk. Er zijn maar weinig mensen die twee GSM's hebben: eentje voor hun Facebook en een andere voor het werk. Dan loopt allemaal zodanig door elkaar dat dat bepaalde risico's inhoudt. Ik geef aan mijn medewerkers vaak de opdracht - opdracht is misschien een straf woord - maar te zeggen van "Kijk, ik ben een workaholic. Ik ben een slecht voorbeeld. Ik moet ervoor zorgen dat anderen werkbaar werk kunnen krijgen, dus dat vraagt voor mij heel veel werk. En als minister is het echt 24/7. Maar jullie hé, jullie die voor mij werken, daar wil ik dat niet van". Het zijn heel vaak jonge mensen met gezinnen enzovoort. Ik wil dat die in het weekend kunnen recupereren. En dus zeg ik gewoon: "Ik ga misschien verder WhatsAppen, maar je zet het gewoon af. Je kijkt er niet naar". En het wordt goed toegepast, moet ik zeggen.

In het begin was het moeilijk. Heel veel mensen voelen zich dan zo verantwoordelijk. Als ik een berichtje stuur dat ze dan toch vonden dat ze misschien direct moesten antwoorden. Tot ik hen echt zei: "ik wil niet dat je nog antwoordt". Ik stuur die berichten om ervan af te zijn, maar tenzij het dringend is en dan maak je daar afspraken rond. Er zijn mensen van wacht ook hier op een kabinet natuurlijk. Kijk niet naar je mail en kijk niet naar de WhatsApp. Probeer te deconnecteren. En de meeste mensen respecteren dat. Het is misschien raar om zo te zeggen. Want het is eigenlijk een beetje een omgekeerde wereld. Dat ik hen moet vragen om niet te werken in het weekend en dat ze dat respecteren. Maar het is belangrijk voor hun eigen mentale gezondheid. Je moet echt je mensen beschermen, want het is ook het uit een vorm van, hoe moet ik zeggen, egoisme voor mezelf. Ik wil medewerkers die zich goed in hun vel voelen, die efficiënt kunnen werken. En een belangrijke voorwaarde daarvoor is dat ze het weekend kunnen gebruiken om te recupereren, dat ze voldoende vakantie hebben, dat ze geen werkdagen hebben van 16 uur of als ze een keer een werkdag van 16 uur hebben, dat ze dan de dag daarna kunnen recupereren. Dat is ook in mijn eigen belang.

Pieter: [00:15:44] Het is natuurlijk dubbel als leidinggevende. Je wil veel werk kunnen verzetten met je team, maar tegelijkertijd wel zorgen dat iedereen in je team gelukkig blijft.

Lore: [00:15:52] Ja inderdaad, mensen hebben nu eenmaal verschillende behoeften. Aan de ene kant hé, de kant van de medewerkers, heb je de behoefte aan autonomie en flexibiliteit. De behoefte misschien ook om up to date te zijn. De behoefte aan erkenning en waardering aan een goede medewerker te zijn. En aan de andere kant, de kant van de leidinggevende, is er dan meer de behoefte aan gezonde medewerkers, de behoefte aan  een zorgzame leidinggevende zijn. De behoefte om mentaal te kunnen loslaten. Denk aan wat Petra zei: dat ze haar mails of berichtjes in het weekend verstuurd om het uit haar hoofd te kunnen zetten. Dus dat vraagt durf en en bereidheid ook om dit open te bespreken en om samen te zoeken naar hoe je die behoeften op elkaar kan afstemmen, zodanig dat iedereen zich OK voelt.

Pieter: [00:16:35] Dus je moet als leidinggevende je medewerkers beschermen. Maar tegelijkertijd is het ook voor u leidinggevende belangrijk om haar eigen of zijn eigen werk werkbaar te houden. Ja, klopt. We gaan eens luisteren naar Petra, hoe zij haar werk werkbaar houdt.

Petra: [00:16:50] Ik heb zelf in nogal wat verschillende contexten gewerkt uiteraard in al die jaren. Wat voor mij altijd belangrijk is, waar ik ook terecht kom en hoe druk het ook is, is van toch ergens een evenwicht te vinden in mijn hoofd wat mijn mentaal welbevinden betreft. De tegenhanger daarvoor, of wat ik doe om dat in goede banen te leiden, is mediteren. Voor mij is meditatie een manier om eventjes de knop uit te draaien en te resetten. En ik heb dat nodig. Ik kan me voorstellen dat er voor heel veel mensen die druk bezig zijn dat er ergens een manier moet zijn om te resetten. Voor de één kan dat zijn gaan wandelen in de natuur, iemand anders is misschien met muziek bezig of werkt in de tuin. Meditatie voor mij helpt daar heel erg in. Omdat ik denk dat dat de meest efficiënte manier is om te resetten. Maar er zullen andere manieren zijn die voor iedereen individueel uit te zoeken zijn. Om met stress, arbeidsstress, om te gaan. Want het probleem van stress en wat leidt tot burn-out is natuurlijk misschien niet alleen die werkdruk, maar ook de manier waarop je ermee omgaat. Het mag niet lijken alsof we in dat evenwicht tussen werkdruk en draagkracht. Dat we alleen aan de kant van draagkracht moeten werken en zeggen "ja, we gaan mensen gewoon weerbaarder maken, meer flexibel". Nee, soms kan de werkdruk echt veel te hoog zijn, en op zich niet gezond. Dus we moeten die kant zeker evengoed in de gaten houden. Het zou niet eerlijk zijn om mensen alleen maar harder te laten werken en te zeggen "Ondertussen moet je maar leren mediteren en dan kan je het beter aan". Ik denk dat dat ook niet de bedoeling kan zijn.

Pieter: [00:18:37] Waar Petra De Sutter zegt over draagkracht en werkdruk, dat doet bij mij precies een belletje rinkelen naar een vorige aflevering.

Lore: [00:18:43] Ja, Els Clays had het er ook al over. Zij sprak over individuele en structurele factoren. Je kan mensen wel ondersteunen in hoe ze mentaal welzijn kunnen versterken, maar het is minstens even belangrijk om mogelijke risico's in de context weg te nemen, dus op collectief niveau bijvoorbeeld. Het is zeer zorgzaam dat een organisatie opleidingen organiseert rond stress en individuele stress en burn-out coaching aanbiedt. Maar daarnaast is het even belangrijk dat er echt een duidelijk beleid is rond digitale connectie, bijvoorbeeld afspraken rond wanneer je nu bereikbaar en beschikbaar moet zijn.

Pieter: [00:19:17] Ik vond het interessant om te horen dat Petra inzet op meditatie. Wat doe jij om te ontspannen?

Lore: [00:19:22] Ik ga veel wandelingen maken. Ik sport ook regelmatig en ik trek het stad in om een beetje volk op te zoeken ook. Ik merk van mezelf dat ik echt wel meer nood heb om te ontspannen dan anders. Omwille van dat vele computerwerk. Ik merk dat ik dan ook vermoeider ben en dat de afwisseling echt wel een pak minder is. De dagen lijken meer op mekaar. We hebben in de voorbije periode mensen helpen zoeken naar manieren om toch connectie te houden. Een voorbeeld in ons team is dan de digitale koffiepauze: om 10 uur komen wij allemaal eventjes samen om een beetje informeel bij te praten. We kregen bij Trustpunt ook heel wat vragen van leidinggevenden, hoe ze de situatie konden aanpakken. En we hebben echt super veel creatieve voorbeelden gehoord, gaande van een quiz naar filmpjes die gemaakt werden voor nieuwe medewerkers, naar cadeautjes die opgestuurd werden door collega's, enzoverder.

Pieter: [00:20:11] Ja, dat informeel sociaal contact. Dat blijkt wel heel belangrijk te zijn. Collega Badra heeft dat ook gezegd.

Badra: [00:20:17] De vergaderingen zijn nog vaak online georganiseerd met als gevolg dat, ja mensen verkiezen in zekere zin de online vergadering omdat dat efficiënter is. Ik ben nieuwsgierig hoe dat gaat zijn. Want ik ben er eerlijk gezegd van overtuigd dat dat toch een andere indruk geeft dan enkel het online gedoe. Wat goed is, maar dat is zeer efficient. Dat is helemaal anders. Terwijl het fysieke dat is de extra dat je krijgt. En die extra is belangrijk om de relatie uit te bouwen met die persoon. En dan mis ik. Dat je meer doorhebt waar het over gaat. Terwijl bij een online meeting is dat helemaal niet zo. Dat is gewoon efficiënt. Wat vind jij, wat vind jij, wat is er aan de gang? Wat is de beslissing? En punt. En het is gedaan. Het samen nadenken. Dat is minder aanwezig bij digitale vergaderingen.

Petra: [00:21:22] Bij de start van de eerste golf van corona, was het alsof we plots een aantal weken extra vakantie kregen. Vorig jaar in maart was dat. Het was goed weer. En dan erna, na een aantal weken kwamen allerlei systemen op gang waarbij vergaderingen dan online gebeurde. We hebben allemaal wel een keer via video vergaderd, maar dat was zeer uitzonderlijk en dat was echt heel beperkt, zeg maar. Nu werd plots alles online. En eigenlijk hebben we geleerd dat dit heel goed werkt. Eigenlijk best aangenaam. Je kon thuis rondlopen in je pyjama en sommigen zaten dan online in die meetings zonder dat ze een broek aan hadden en zo. Wij hebben die beelden ook wel gezien. Da's wel grappig. Maar je kon dus ja, je moest niet meer je verplaatsen naar je werk en tijd verliezen, in de file staan of op de trein moeten rechtstaan om naar je werk te gaan. Dus je spaarde tijd uit, dat had ook een ecologisch voordeel natuurlijk die verplaatsingen die er niet meer waren.

Tot plots, dan moet dan in april na de paasvakantie geweest zijn, mijn agenda bomvol zat van 's morgens acht uur tot 's avonds tien uur met Zoom en Teams, en wat is het allemaal meetings, tot op de minuut getimed. Je weet hoe het is. Je hebt om 10 uur een Zoom tot 11 uur paf, maar om 11 uur heb je de volgende dus. Knop, weer een knop, weer in een nieuwe meting. Dat dat eigenlijk op een bepaald moment niet meer zo aangenaam was. Vooral omdat je dus geen tijd had tussen vergaderingen. Normaal als je een vergadering hebt en het is op locatie moet je je verplaatsen. Wel, dat zijn gestolen momenten en je kunt zeg het zijn verloren momenten. Ik noem dat eigenlijk gewone momenten voor je geest. Je kunt zeggen: "ja, je kunt veel efficiënter werken als je van de ene Zoom meeting in de andere gaat". Dat werd zeer lastig. Plus , de informele momenten zijn weg.

Dus het leuke aan een vergadering is dat je mekaar op voorhand- Je kunt al een beetje praten in de gang. Soms worden de deals gesloten op dat moment natuurlijk, en niet in de vergadering zelf. Dus ook de efficiëntie van het vergaderen is niet altijd zo goed als dat enkel en alleen met Zoom en Teams enzovoort gebeurt. Dus na een tijdje word je dat zo beu als als wat. En zeker als je dan echt moet gaan 100% telewerken. Dat gevoel te hebben van we zijn team en van inderdaad ook al die informele contacten. Je ziet dat ook. Er waren ook meer conflicten, veel meer misverstanden die niet konden uitgesproken worden omdat mensen mekaar niet ontmoetten. De kleine dingen die die anders gewoon inderdaad, je springt eens bij mekaar binnen in de bureau. Je kon er natuurlijk misschien je telefoon voor nemen enz. Maar dat was moeilijker. Die afstand was groter, dus er waren meer misverstanden. Dat is een beetje de evolutie die ik persoonlijk heb ervaren en misschien vele anderen. Dus ik denk dat we blij zijn dat we nu terug op een bepaalde manier toch naar het kantoor kunnen komen.

Pieter: [00:24:23] Die eindeloze Zoom meetings: Badra en Petra hebben er alle twee over gesproken. Vooral ook het gebrek aan contact en de communicatie die normaal gezien op een andere manier informeel verloopt. Lore, heb jij ondertussen voor jou de ideale situatie op vlak van on-campus of off-campus werken al gevonden?

Lore: [00:24:39] Goh, het is nog een beetje uitzoeken. Een tweetal dagen van thuis uit werken en een drietal dagen op kantoor zijn lijkt mij prettig. Op dit moment is dat nog voornamelijk thuiswerk, dus ik hoop zeker naar de toekomst toe dat er wat meer dagen op kantoor kunnen doorgebracht worden.

Pieter: [00:24:53] Bespreek je dat dan ook op de werkvloer met je collega's?

Lore: [00:24:55] Ja, het lijkt mij sowieso belangrijk dat de collega's en de leidinggevenden daarover in gesprek gaan. Van: hoe ze je nu die ideale situatie? En dat zal volgens mij toch wel een uitdaging zijn om het goede van de vorige periode te behouden in een nieuwe situatie waarin we wellicht nog meer gaan blijven telewerken dan vroeger. En dat zal misschien ook nog tot frustraties en spanningen leiden. En daarom is het echt wel belangrijk om dat binnen je team vast te pakken en er afspraken over te maken. Waarvoor werken we van thuis uit? Waarvoor werken we op kantoor? Op welke manier blijven we elkaar zien? En dat is voor veel mensen ook verschillend, afhankelijk van de levensfase, de gezinssituatie, hoe belangrijk dat sociaal contact is. Dus het zal sowieso een uitdaging zijn om al die verschillende behoeftes op mekaar af te stemmen.

Badra: [00:25:41] Ik denk wel dat in de toekomst dat we sowieso richting hybride werkwijzen zullen gaan en dat we daar niet aan onderuit kunnen, omdat vooral blijkt dat dat online werken al veel efficienter is. Dat je veel meer werkt uiteindelijk. Dus we gaan ergens naar een systeem moeten gaan waarbij je misschien twee of drie dagen aanwezig bent on-site om aan allerlei meetings deel te nemen. Maar voor de rest, dat je dan online werkt, dus thuis werkt, om door te werken. Daar komt het eigenlijk op neer. Helemaal in het begin, heb ik een hybride meeting georganiseerd waarbij mensen mochten kiezen of ze online of fysiek deelnamen. En ik heb daaruit geleerd dat diegenen die fysiek deelnamen, dat die er veel meer bij waren en ook veel meer effectief en actief konden deelnemen aan het gesprek en ook veel meer hun mening konden uiten dan degenen die online aanwezig waren. Dus ik ben niet volledig overtuigd van die hybride werkwijze, maar we kunnen er niet aan onderuit.

Petra: [00:26:56] De 'New Way of Working' en zo wordt het echt ook hier in de administratie genoemd, zal bestaan uit een hybride vorm van kantoor- en thuiswerk. Je kunt natuurlijk de voordelen van dat thuiswerk een stukje behouden en anderzijds ook wel de voordelen van toch wel op de werkvloer je collega's te zien en terug te komen. Allicht in een fifty-fifty verhouding. Binnen de federale overheid gaan we dus streven naar twee dagen gemiddeld per week. Dat gaat voordelen bieden voor mobiliteit, maar ook kantoorruimte. We gaan veel meer naar office sharing en ik denk dat we naar een hybride systeem gaan. Doorgaans hebben mensen echt wel nood aan het gevoel van in een team te zitten en de collega's te ontmoeten en de informele contacten te hebben, die zijn zeer waardevol. In de federale overheid hebben we nu ook plannen om af te stappen van dat heel gecentraliseerde model dat alles in Brussel zit. Je kunt dus perfect werken met hubs in centrumsteden, waar ambtenaren twee dagen per week met hun laptop naartoe gaan. Veel bedrijven werken zo al, start-ups. Die huren gewoon Office Space. Je komt daarnaartoe met je laptop. Je moet gewoon zorgen dat er alle faciliteiten zijn: internetverbinding, koffiemachine, altijd belangrijk. Mensen gaan daar gaan werken, dicht bij hun woonplaats omdat misschien voor sommigen echt thuiswerk op zich niet altijd evident is. Niet iedereen heeft de mogelijkheid om daar een home office te installeren. Dat moet een beetje ergnomisch zijn. Daar zijn we ook mee bezig in het creëren van een reglementair kader voor de federale overheid. Hele creatieve out-of-the-box oplossingen bedenken voor het werken van morgen. Daar zijn we wel mee bezig. Denk dat dat in de federale overheid, in alle overheden belangrijk is. Ook in bedrijven is men in die richting aan het denken. Dan moet je denk ik wel als leidinggevenden nadenken hoe je dat perfect gaat organiseren, zodanig dat niet iedereen op dezelfde dag thuis werkt en niet iedereen op dezelfde dag op kantoor is. Ik denk dat dat geen meerwaarde heeft. Dat je dus in functie van de functies, de opdrachten, de teams die er zijn in een bepaalde organisatie de puzzel gaat moeten leggen waarbij je ook rekening houdt met de voorkeur van mensen.

Pieter: [00:29:02] Hybride werken, het is een woord dat we nog vaak gaan horen. The way to go. Maar wat houdt dat precies in?

Lore: [00:29:08] Hybride werken, dat is de combinatie tussen enerzijds thuiswerken en anderzijds kantoorwerk. Maar het kan ook in de zin zijn dat het een combinatie is van online en fysiek vergaderen. Er wordt vaak gesproken over twee à drie dagen thuiswerken en de rest op kantoor. En veel organisaties gaan op zoek gaan naar hoe je nu het beste van de twee kan behouden.

Pieter: [00:29:28] Hebben we ondertussen al door wat de voordelen zijn van hybride werken?

Lore: [00:29:31] Dat is enerzijds tijdsbesparing, er is minder woon-werkverkeer, ik kan efficienter vergaderen en er is vaak ook een hogere productiviteit. En dan anderzijds ook ja, kostenbesparing: er zijn minder reiskosten. Je hebt minder werkruimte nodig, maar ook zeker duurzaamheid: minder CO2 uitstoot omwille van dat verminderd woon-werkverkeer en ook meer vrije tijd. Je hebt meer tijd voor andere zaken en voor sociale contacten.

Pieter: [00:29:56] Veel voordelen, maar ik kan mij wel inbeelden dat er dus ook dingen zijn die niet zo tof zijn aan hybride werken.

Lore: [00:30:02] Jazeker, ik denk vooral aan het feit dat er mogelijks wat minder interactie zal zijn, zoals Badra ook al aangaf bij het organiseren van een hybride vergadering. Zijn de mensen die op afstand meevolgen misschien iets minder betrokken of of is er wat minder interactie? Dat is niet altijd even evident. Daarnaast kunnen er ook technische issues zijn. Er is een bepaalde technische installatie nodig om die hybride vergaderingen op te zetten, dus dat kan ook problemen met zich meebrengen. Sommige mensen vinden de vaste werkplek ook zeer belangrijk die zij kunnen personaliseren. En dat zal er dan niet zijn, dus dat is de misschien ook een nadeel. Er moet ook strakker gepland worden. En ik denk ook aan het feit dat de spontaneïteit mogelijks wat afneemt of verdwijnt zelfs. Je kan niet meer snel van gedachten uitwisselen op de gang of bij het koffiemachine en het vraagt voor een leidinggevende ook een andere manier van het aansturen van het team. En de feedback geven is ook een pak moeilijker online. Dus dat zijn allemaal uitdagingen niet per se nadelen. Maar het is echt wel zoeken hoe we daar best mee kunnen omgaan.

Pieter: [00:31:06] Voor mij als lesgever was ook dat hybride organiseren van lessen niet evident. Tien studenten die in het auditorium aanwezig zijn en dan twintig die van thuis uit meevolgen. En dan de mogelijkheid om vragen te stellen van thuis, uit om te horen wat er in het auditorium bezig was. Dan om te zien of wel iedereen de les wel kon meevolgen op het moment zelf of achteraf. Het was organisatorisch een uitdaging.

Petra: [00:31:29] Voor de UGent zijn de uitdagingen natuurlijk ook specifiek in functie van de jobs die mensen daar uitvoeren. Als je bijvoorbeeld lesgeeft, is at iets anders dan als je administratief werk doet op kantoor. Of nog iets helemaal anders dan als je onderzoek doet in een labo. Daar zou ik ook zeggen: leg bepaalde principes vast waarbij zegt, "Kijk in de mate van mogelijke gaan we naar een meer hybride manier van werken, misschien ook hybride manier van lesgeven. Bepaalde dingen kunnen misschien, maar als we iets geleerd hebben uit de covidpandemie en het feit dat alles ook online gebeurde in het onderwijs, is dat studenten daar gek van worden, van niet alleen ganse dagen op een computer les te volgen, maar hun medestudenten niet te leren kennen. Een stukje van het student zijn, is daar nog veel meer dat sociaal contact. Zeker op een leeftijd waarop je je sociale identiteit nog helemaal aan het vormen bent. Wat we dan ook als hybride vorm in de toekomst gaan voorzien, moet je daar absoluut rekening mee houden dat dat gerespecteerd wordt?

Pieter: [00:32:30] Niet iedereen heeft dezelfde werkomstandigheden nodig, maar toch wil je daar een soort systeem in krijgen. Ja, wat moet je doen als mensen verschillende behoeftes hebben in een team?

Lore: [00:32:37] Ja, dat is een kwestie van echt in dialoog te gaan met elkaar en alle verwachtingen daarrond op tafel te leggen en dan ja ook afspraken te maken. Ik denk dat het belangrijk is dat iedereen apart zijn behoeften en meningen kan doorgeven aan de leidinggevenden. En het zal voor iedereen geven en nemen zijn. En mogelijks zal dat ook spanningen en frustraties teweegbrengen. Het zal zeker niet allemaal van de eerste keer van een leien dakje lopen en ook dat is belangrijk om weer op tafel te leggen, denk ik dan. En het lijkt mij ook belangrijk dat een team regelmatig eens stilstaat en dus de vraag stelt: wat hebben we geleerd? Wat moeten we aanpassen? Wat doen we goed of wat doen we beter niet meer?

Petra: [00:33:15] Nu we uit de coronacrisis komen moeten we natuurlijk de vraag stellen van: "wat houden we van wat we uit corona geleerd hebben of tijdens de coronacrisis hebben toegepast en wat niet?". Wel, wat ik zeker zou houden is effectief veel meer inzetten op online vergaderen, naast het hybride werken wat we al besproken hebben. Ik denk bijvoorbeeld ook aan de tijd waarop we vergaderden, ik zeg maar wat in Parijs, met z'n allen gedurende één dag en daar allemaal naartoe vlogen. Enfin, wij vlogen niet echt naar Parijs vanuit Brussel, maar de meeste andere Europeanen wel voor een vergadering van twee uur. Heel veel businessmeetings zijn op die manier georganiseerd, vaak dichtbij een luchthaven. Ik denk dat dat misschien wel veel zal verminderen. Maar die zaken waar je echt wel mensen moet ontmoeten en echt dat informele opnieuw zo belangrijk is, ja daar is fysiek samenkomen wel belangrijk. Wij zijn die puzzel nu aan het leggen en ik denk dat we daar gewoon met een veel grotere flexibiliteit moeten mee aan de slag gaan dan wat misschien vroeger mogelijk was. En opnieuw, dan heb je reglementaire kaders nodig. Zeker in de overheid, maar misschien ook aan een universiteit. En vertrouwen. Wij gaan echt veel meer nog moeten inzetten denk ik op vertrouwen onderling naar medewerkers toe. Om die flexibiliteit en die nieuwe manier van werken ingang te doen vinden.

Pieter: [00:34:38] We moeten vooral inzetten op vertrouwen, dat blijft mij bij.

Lore: [00:34:40] Ja, inderdaad, dat klopt. Het vraagt veel vertrouwen voor alle partijen. Dus van medewerkers naar elkaar, maar evengoed van medewerkers naar de leidinggevende en omgekeerd.

Pieter: [00:34:49] Een hele mooie boodschap denk ik om deze reeks mee af te sluiten Lore. We zijn aan de laatste aflevering van deze reeks gekomen. Ik heb een hele lijst gemaakt van allemaal kleine dingen, handvaten waar ik mee aan de slag kan gaan om nu mijn werk nog werkbaar weer te maken. Wat hoop je eigenlijk dat deze podcast met mensen doet?

Lore: [00:35:06] We hebben veel dingen aangekaart en ik hoop dat mensen de dingen eruit halen die voor hun relevant zijn en dat ze daarmee aan de slag kunnen gaan. En ik denk ook dat het heel belangrijk is dat mensen beseffen dat ze niet alleen zijn. Dus dat er zeker nog andere mensen zijn die misschien hetzelfde meemaken of voelen. En dat we ook een steentje hebben kunnen bijdragen aan het bespreekbaar maken van het belang van mentaal welzijn.

Pieter: [00:35:29] Dan was dit de allerlaatste aflevering van deze reeks van Het Betere Werk, een podcast op het algemeen welzijn van onze UGent collega's te verhogen. Als je dit een interessante podcast vond, stuur hem dan door naar al jouw collega's.

Lore: [00:35:41] Hopelijk heb je iets gehad aan deze reeks. We vinden het heel fijn om jullie feedback te horen over de verschillende afleveringen. Stuur gerust een mailtje naar trustpunt@ugent.be Ook zeker als je nog vragen zou hebben.

Pieter: [00:35:52] En dank je wel iedereen die geluisterd heeft en ook iedereen die meegewerkt heeft.

Lore: [00:35:56] Wij hebben er echt van genoten en hopelijk jullie ook.